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用友软件:带企业玩转社会化财务下的电子发票

2017-10-12 09:11:10 淄博泰维用友软件有限公司 阅读

当我们去餐厅吃饭,常常看到因为索要发票而排队的场景,然而要向单位提交报销时,发现发票丢了……这是作为消费者经常遇到的问题。

  还有另外一种场景,我们只需向商家提供发票抬头及个人电子邮件即可离开。因为发票将以电子形式发送至我们的邮箱,它可以电子附件形式,也可以打印在A4纸上作为报销凭据。

  这两种体验场景,你更喜欢哪种呢?答案不言而喻。

  在当前互联网+、电子商务、社会化商业的大背景下,电子发票不仅为我们带来个人生活的便利,也为企业节约成本、提高运营效率,实现精细化管理提供了支持。

  纸质发票渐行渐远 电子发票大行其道

  “电子发票是财务社会化变革的新产物”记者采访用友网络中端BG产品经理杨力时,她一句道出了电子发票出现的必然性。

  纸质发票相比电子发票而言,具有成本高昂、效率低下的劣势。

  杨力列举了几个数字,使记者明显感受到了电子发票对企业的重要性。纸质发票成本,一张0.3元,而电子发票成本为0元;企业开具纸质发票,在业务繁忙的是否经常需要有专人加班加点集中开票,每人每天最多能开200张,而电子发票,最高每分钟可以开具3000-10000张。

  其次,纸质发票在后期管理以及数据的利用上,也存在弊端。比如,纸票易丢失毁损,开票内容不清晰,纸票信息与业务系统信息不一致;容易形成数据孤岛,各业务系统没有一致数据来源等。

  2016年1月1日,全国推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票,并允许自行打印增值税电子普通发票的版式文件作为报销凭证。

  杨力表示,相比较传统纸质发票,电子发票利用CA数字认证技术记录双方交易信息,具有不可篡改、成本低廉、易交互、易存储等多方面的优势。

 电子发票可以和企业的各业务系统集成在一起,实现实时开票、收票。不仅可促进企业未来的业务发展,并且可使企业的财税管理迈上一个新的台阶。

  因此,电子发票不仅是纸质发票在形态和载体上的替换,同时是商业模式和财税管理方式的变革。

  直面企业电子发票管理难题

  尽管在个人应用领域,电子发票发展日趋成熟。但在企业应用领域,还存在诸多挑战。

  杨力告诉记者,作为开票企业,开票人员需要集中开具大票量发票。消费者或受票企业希望能更快捷的收到电子发票。包括电子发票在流转过程中的安全性该如何保障。这都是开票方必须想到并得到解决的问题。

  而作为受票企业,发票的真假难辨,该通过何种方式鉴别?电子发票是一种电子文件,是可以复制的,如何杜绝电子发票重复入账。

  作为企业财务人员如何面对电子发票业务给企业带来的这些问题?

  电子发票从开票、流转,到收票、报销,再到入账、归档,这是一个完整的流程。在这个过程中,会涉及众多业务系统,如何将电子发票和业务系统实现互联互通,这需要有统一的业务平台的支撑。只有这样,才能为企业管理模式带来创变。

  如何打通企业票据流转通路

  用友公司针对企业电子发票面临的困境,提供了电子发票管理方案。

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  用友U8+电子发票方案,与电商、零售、销售、采购、报销、入账等各环节业务无缝对接,实现电子发票在企业间的自动流转。支持电商、零售以及普通线下销售业务的电子发票开具,通过网上报销系统实现电子发票报销、入账,并提供对电子发票进行验真、查重以及查阅。

  用友U8+电子发票方案架构

  “用友U8+电子发票方案最大的特点就是与U8+ERP系统的互联互通。”各业务模块无缝对接。同时,结合预算网报、数据看板、移动审批、预算费控等产品,加强企业电子发票的全面管理。系统还提供了标准API接口,通过接口为企业提供电子发票数据服务。

  带你体验电子发票全流程

  企业对电子发票的需求是极具普遍性的。相较而言,有几种企业的电子发票使用量最大,对电子发票管理系统的需求也最为迫切。一,有电商业务的企业。二,服务业。如酒店、饭店、医院、教育机构等,他们服务对象群体广泛,发票开票量较大。同时,有的企业收到电子发票量也很大,电子发票的查重任务很重;

  三,制造业。一般纳税人企业性质的较多,有ERP基础,增值税税负平衡和进项税预警功能最需要,也有一定的收电子票报销业务,需查重;

  四,分销零售企业。特别是工业用品、电子消费品、耐用消费品的分销零售企业,电子发票开票量较大。

  那么,针对这些企业的电子发票管理需求,用友U8+是如何帮企业解决的呢?

  当企业作为受票方时,可通过用友U8+电子发票的进项发票管理功能模块,实现电子发票上传归档、真伪查验、报销查重。

  当企业作为开票方时,用友U8+电子发票系统满足不同业态的企业开票方式。如电商企业,根据从各种电商平台上下载的订单中记录的开票信息,在U8+发票管理系统中开具电子发票,根据客户的邮件地址直接发送到客户的电子邮箱中;传统零售企业,可以通过扫描开票信息二维码,填写开票单位、开票内容等信息,完成自助开票。针对传统线下销售企业,系统可以在U8销售管理系统的普通发票中通过“开电票”功能,实现“一键开票”。

  营改增政策出台之后,企业面临增值税纸质发票的管理问题。用友U8+电子发票管理系统,提供了进项专用发票登记,专用发票认证预警,企业增值税税负平衡测算功能。为企业合理税负提供依据。

  据了解,用友电子发票方案已成功应用于众多企业。长沙五十七度湘餐饮管理有限公司,实施用友电子发票后,显著提升开票效率,提高了客人的满意度和体验感。同时受到门店员工的欢迎。

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  在顾客消费完成后,只需自助扫描结账单上的二维码,填写相关信息即可完成开票,省去了等待开票的过程;电子发票生成后会自动发送到消费者指定的邮箱,再也不怕丢失或破损了;作为五十七度湘的财务人员,也无需再为准备纸质发票而往返税务局,也无需准备打印设备,节省了人力和资金成本;系统可以自动归集从多种平台上取得的电子发票并入账,降低接入成本。


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