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一个采购经理的升迁烦恼(4)

2018-10-29 11:23:34 淄博泰维用友软件有限公司 阅读

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不得不说,经过这段时间的磨砺,小李的工作思路越来越清晰,逐渐从“兵荒马乱”到得心应手。午饭后,魏经理团队一进会议室,发现多了很多新面孔。小李经理一一介绍后,原来采购提前将法务、财务的相关人员邀请到会议室,正在准备下午讨论的内容。

大家刚坐稳,杨涛就迫不及待地问道:“还不到上班时间,能提前开始吗?”得到小李经理和魏经理的肯定回复之后,杨涛兴奋地接着说道:“上午的问题我还没问完,让我先沟通完哈!”


“前段时间,领导让我们做个价格分析,将过去一年购买的大宗材料分析一下价格走势,我们忙活了好久,还没有得到一个比较全面的数据。我们用了ERP系统,每次都是先把数据导出来,然后在Excel中进行报表的加工工作,分析完了感觉这个分析报表非常有价值,如果领导在审批时能够看到每个材料过去三个月或者过去6次的购买价格,就可以为领导的审批决策提供非常直接而全面的决策数据支持。

还有一个事情,也是前段时间,有个合同执行过程出了问题。原来定了合同签订付30%的预付款,货到付30%,验收合格付30%,剩余10%的货款要验收合格之后才付,结果在合同执行时,不知道哪个环节出了问题,还没有验收合格就付了90%,结果验收的时候发现质量有问题,最近还在忙着跟供应商进行交涉呢。各位专家,对这个有没有好的建议?”


杨涛的话一落地,财务王晓的脸色明显阴沉了下来。魏经理连忙接道:“你这些问题都是基本的问题,并不是什么难事,咱们一个一个来看:

“首先是价格的分析问题,这个是有学问的,有的要分析含税价,有的要分析不含税价,怎么能够快速的分析出来,一般都是取采购价格,这个也不能说完全不对,但是采购价格相隔的周期短,如果取过去的6次,很多时候都没有很好的数据,我的建议是对价格库进行分析,也就是说对每次的价格策略谈完后的结果进行分析,这样可以有更好的辅助作用;再就是做采购订单时,一定要跟价格分析做关联,比如:当期的购买价格高于上次的购买价格,就显示红色,然后可以点击查看过去的6次采购价走势,这样就非常直观了。”


“合同的问题比较复杂,杨主管说的这个问题是合同执行的问题,一般来说合同分为:拟定——签约——执行——分析,共四大部分,在每个环节都非常重要,我先问大家个问题:咱们有没有标准的合同模板?”

法务和财务终于有了发声的机会。法务的王敏说:“现在我最头疼审合同了,每次的合同样式都不一致,生怕漏掉了哪个风险条款。其实法务已经为采购制定了6个模板,但是每次都被采购或者供应商修改的面目全非,改了哪些内容我需要逐字逐句地去核对,说白了,这模板有与没有已经没了区别。”

财务的王晓也接着说道:“现在合同感觉很多条款不合理,但是到了财务就是后期了,很多想改都改不了,像杨主管说的这个情况时有发生,还有的时候,钱付了很久了,发票没有到,有的甚至货都没有收到,这些都是公司非常大的风险。”


魏经理笑了笑说:“你们说的这些问题,在其他企业也经常碰到。对于合同的四个阶段,我们有几个建议,大家可以考虑一下:

对于拟定阶段,一定要落实好合同模板,固化模板,通过模板和流程规范好,采购要强力推行,切实落实下去,可以通过软件管理好,这样法务、财务审核确定好了模板,采购就无法随意更改,要更改内容,必须经过法务、财务审批通过,当然碰到了独家供货的,也可以使用客制化模板,但是客制化模板经过的审批流程比较长。

在签订阶段,通过软件做好合同的电子化,这样在查询时比较简单,同时将合同的扫描件放到系统中,可以随时查询合同的情况。

在执行阶段,通过系统管控,将发票、合同验收、付款关联管控起来,在制定合同时就约束好,这样没有发票就无法付款,没有验收就无法付款,通过系统流程管控起来,以后就不会出现漏的情况了。


再就是通过预警功能,对合同执行的异常及时提醒,通过微信、短信、邮件等形式告知责任人或者主管,避免一些不必要的风险,如:合同签了大半年了,但是还没有执行完等情况。”

“另外,我们在其他公司还碰到了敞口合同的问题,有了敞口合同,具体的执行情况以结算单为标准,发票、付款都与结算单进行关联,让付款更加清晰明了。”

大家听了这些建议,都纷纷点头赞同,好像看到了无限光明,希望软件能够帮助他们,让大家的工作更轻松,更快捷!

魏经理接着说:“大家要是合同这方面没有问题了,就让仓库、收货员和质量的过来,咱们沟通下一个问题。”

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