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一个采购经理的升迁烦恼(2)

2018-10-26 10:11:58 淄博泰维用友软件有限公司 阅读

淄博泰维软件-滨州用友软件为您介绍TOPSRM系统案例:小李上任快一个月了,这段时间对他而言,几乎在惶恐不安与煎熬中度过。原本新官上任可以列入“人生第五喜”,而现在每日面对公司同事羡慕的目光和络绎不绝的恭维,不禁自问:喜从何来?这不,今天还未来得及“思考人生”,又遇到了一件头疼的事情。公司审计部门来做审计,工作刚开始,就发现存在部分供应商资质缺失的状况,另有一部分虽然资质完整,但是资料文件早已过期。小李觉得心里有苦说不出,每日面对庞大的采购业务量和数据早已筋疲力尽,哪有心思顾及供应商资质这一块,不禁抚额长叹:这次又完蛋了!


说归说,小李作为名牌大学毕业的青年才俊,能5年如一日坚持做到采购经理,自然不会这么轻易被打倒。他马上召集了负责供应商开发和供应商管理的几位同事开会商讨对策。结果会议刚开始,大家就七嘴八舌的争论了起来。

供应商开发专员张玉说:“资料我早就提供了,怎么会缺呢?”

负责资料管理的王潇潇立马不服气地回道:“你提供了?给谁了?我怎么没有收到呢?”

新来的供应商管理专员,往常口直心快的徐宁这时憋了个大红脸,吞吞吐吐地说:“资料都过期了,找张哥要了好几次,都没给我,我也没法更新啊!”

这一下张玉可不乐意了:“供应商不提供我有啥办法,我也跟着要了,这不今天刚给我,待会就给你!”

这下可好,本来是为了商讨对策的会议,结果开成了批斗会,大家相互推诿扯皮,争得面红耳赤。


小李看着眼前混乱的场景,嘈杂的争论声不绝于耳,本来焦虑的心情更加烦躁了。这样下去根本无法解决问题,距离审计部门下一次过来只有一周的整改时间。良久,他深吸一口气,不慌不忙地拍了下桌子说:“好了好了,看大家吵的这个样子,好像显得咱们有多么糟糕似的!今天找大家来不是追究责任的,过去的事情都过去了,咱们应该想想接下来怎么做比较好,要是天天这样,人家还以为咱采购部门改成了赶大集现场采购!”

一句话让大家哑然失笑,本来还在互相指责的各位终于安静下来,冷静之后也觉得特别不好意思。这时,心直口快的供应商管理专员徐宁说:“经理,咱们不是刚选择了一套SRM系统嘛,前两天我看了一下供应商管理模块,发现里面有很多功能和我们的业务很类似,是不是打电话联系一下魏经理,问问能否解决咱们目前碰到的问题,或者说他们有什么好的思路?”


徐宁的一句话引起了众人的兴趣,原本火冒三丈的张玉也接着说:“是呀,要是有个系统帮我们解决这些问题就好了,供应商要进入,系统来控制必须提供哪些资料;资料到期了,系统自动提醒供应商进行自动更新;还有还有,供应商资料没有更新就给停止交易,要不然供应商会不配合!”说到最后一句,大家看着张玉脸上苦涩而又坚决的笑容,对于他的苦衷能感同身受许多,原本紧张的气氛终于轻松了下来。

小李经理拿起手机,刚要打电话,张玉又迫不及待地叮嘱道:“经理经理,你顺便问问能不能把样品认证也给做了呗,现在样品认证都是手工单据,丢了的、来了样品没给检验的,反正问题一大堆,供应商都不愿意配合提供样品了。张玉说完之后才发现自己过于急切了,不好意思地挠挠头说:“先问这些吧,剩下的等魏经理来了再好好给我们讲一下他们TOPSRM还有什么功能。”

 小李经理拿起刚接通的手机,直接开着免提,把问题碰到的问题一一跟魏经理说了一遍。魏经理笑呵呵地回复道:李经理,您说的这些问题在系统里面都可以帮您解决,您这项目还没有开始,所以很多功能还不了解,这样我大致先跟您说一下具体的实现思路吧:“

TOPSRM系统里面把认证分为:资料信息认证、实地考察、送样认证、小批量试样等多个认证体系;供应商在注册时,根据供应商的分类,要求提供的资质也是不一样的,这个叫资质模板,而且供应商都是必须填写的;注册通过以后,我们给他定义为潜在或者注册状态,要由开发专员去查厂,我们叫实地考察;考察没有问题了,可以要求送样,送样要经过好几个部门联合确认,比如:质检部门、产品开发部门等,确认样品是否合适;如果合适了,可以要求小批量供货,进行小批量确认,这样认证的流程就没有问题了。

另一方面,供应商提供的资料、资质文件等都是有期限的,即将到期的时候,内部系统会给供应商管理人员提供一个预警信息,同时向每个供应商发送邮件、短信、微信,告诉他们要对资质文件进行更新,如果到期还未更新的,将无法进行下单、参与报价等工作。

实际上还有很多细节的内容,这个等过去了再跟您详细说一下,您就安排个人把目前的问题规整一下,到时候,咱们一起过一遍,看系统如何帮咱们解决,如果现有功能解决不了,您也不用担心,我们可以帮您定制开发,保证没问题。”

听了魏经理的一席话,大家一颗悬着的心彻底地放了下来,看来这个系统得越快运行越好。放下电话,小李经理立刻安排了工作:“大家把目前工作中碰到的问题尽快整理一下,统一汇总给供应商管理员徐宁那里,最近魏经理过来,咱们再仔细讨论一下,刚刚魏经理说咱们这些需求都没有问题,大家还没有补充的,没有就散会吧。”

望着大家离开的背影,小李心里也开始有了一个更好的思路,“借助系统提升管理,让系统为部门创造更大的效益。”

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