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一个采购经理的升迁烦恼(1)

2018-10-24 11:04:27 淄博泰维用友软件有限公司 阅读

淄博用友软件案例分析:小李大学毕业后就来到了当地这家颇为知名的企业,在采购员的岗位上一干就是5年,自认为凡事谨小慎微,兢兢业业,这么多年给公司节约了可观的采购成本。最近听闻现任采购经理何经理要跳槽,小李觉得自己的春天就要来了!果不其然,没几日人力资源部找小李谈话,对他几年来的工作给予充分肯定和认可,公司内部已经通过决议,提任小李为新任采购经理,不几日就会下发正式任命。因近期公司采购任务繁重,所以小李先走马上任,一边工作一边等任命下发。但高兴了没几天,就遇上了一件让他颇为头疼的事情。

在他们公司里,采购申请经常采用“一单一议”的采购策略。就是采购接到一张需求申请就进行询比价或者招标或者竞价。以前做采购员的时候,小李只负责部分生产物料的采购,现在作为采购经理,汇总了全公司的采购需求,还有其他物资类、固定资产类、易耗品、办公用品等等。小李本身是处女座,事无巨细还追求完美。新官上任,一些核心业务又不想假手他人,每天排山倒海般的采购需求扑面而来,如何将这么多的采购需求分门别类地执行相应的价格策略?小李觉得无比的苦恼。

对于他们这种集采或集议的集团性公司来讲,还有更多的事情令采购部门无比烦恼:

需求申请多,如何在众多的需求申请中找到需要自己处理的申请单?

需求申请单中的物料,有些有效价格需要议价,有些不需要,如何快速分类拆分?

多个部门购买同一物料,怎么快速进行合并汇总?

集议分采模式下,如何快速将申请单按照物料编码进行汇总议价,再按照不同的实体公司进行快速下单?

小李自知,迎难而上是自己能脱颖而出的最主要原因,新官上任的这第一把火无论如何也要烧起来。这几天把自己关在办公室里,联系了做采购的同学、朋友、老上级等,大家都反馈随着公司业务的调整或者规模的扩张,普遍被这个问题搞得六神无主。功夫不负有心人,小李最终在之前参加培训认识的杨老师那,找到了解决之策。杨老师为小李推荐了一款采购管理软件,并详细解释了这其中的逻辑:

TOPSRM按物料汇总议价策略(询比价/招标/竞价)

一般来讲,企业都会有价格策略管理(用友体系里面叫价目表),也就是说:一次议价之后,价格有一个有效期限,在没有超过有效期之前,就可以直接进行采购下单,而不需要另行议价价。

TOPSRM系统里面实行的就是价格策略管理模式,需求申请下达后,系统将智能匹配价格策略,采购员根据匹配情况进行询比价、招标或竞价。主要流程如下:

价格库可以建立,但是小李还是觉得有问题:“已经有合适价格的供应商了,但是前期合作出现了一些不愉快,系统支持再去寻找新的供应商进行询价吗?”

杨老师表示,对于大宗物料来讲,最好有2~3家有效供应商可满足企业的供货需要,对于有有效价格的物料,系统支持根据需要再次进行询价,以增加供应能力。

“集采集议模式,议价汇总时能支持按照物料进行汇总吗?”

集采集议模式本身就是为了获取更大的谈判能力而设置的,通过汇总,将集团的需求申请进行汇总,以增加谈判筹码。TOPSRM支持按照不同维度进行汇总,包括:物料编号、财务组织、存放位置等,完全支持按照物料进行汇总的模式。

TOPSRM按物料汇总采购下单策略

议价的问题总算解决了,小李不由地想起那下一步采购下单的问题。

“采购需求申请的“一单一议”是其中的一个问题,假如四个部门都买同一种材料,我不可能给下四张采购单吧?或者说不可能让供应商在一张采购单上显示四行数据吧?”

杨老师解释到,在TOPSRM里面,做了汇总管理,可以将不同需求申请的内容进行汇总采购,也就是说把需求申请单的数量汇总在一张采购单上,且显示一行记录。

听到这里,小李觉得茅塞顿开,忍不住提出了最后一个问题:

“还有我们是集议分采模式,询价汇总时我们要按照物料进行汇总,在采购时,我们要根据我们不同的选择来进行汇总,比如:按照法人组织、仓库位置、物料等。”

杨老师说没关系,TOPSRM系统中,不论是集采集议还是集议分采,系统完全支持不同的需求,在系统中,可以根据采购员的设置进行汇总,而且不同走向的汇总是可以分开设置的。

听君一席话,胜读十年书。回去的路上小李深深感觉到自己在这个领域的不足,眼下的问题依靠TOPSRM系统就能妥善解决。未来,不知还有多少问题在等着他这个新晋采购经理?


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